Deniz Belge ve müşterilerini etkileyen olağanüstü bir olay, Deniz Belge ’in belgelendirme faaliyetlerini geçici olarak engelleyebilir. Bu tür durumlar meydana geldiğinde Deniz Belge , belgelendirme hizmetleri kapsamında olağanüstü süreci yürütmek üzere bir eylem planı oluşturur ve bu prosedürün eki olarak yayınlanır. Alınacak önlemler kapsamında ilgili personeller, adaylar, belgeli kişiler ve kamu bilgilendirmesi yapılır.
Personel bilgilendirmeleri olağanüstü duruma uygun şekilde organize edilmiş eğitimler ve/veya e-posta ile, aday ve belgeli kişi bilgilendirmeleri e-posta ve/veya sms ile, kamu bilgilendirmeleri internet sitesi aracılığı ile yapılır.
Deniz Belge tarafından uygulanabilecek olası eylemler arasında planlanan sınavların ertelenmesi, sınavların ek önlemler alınarak gerçekleştirilmesi, tek kişi için planlanan performans sınavları ve online teori sınavları gerçekleştirilmesi yer almaktadır.
Deniz Belge olağanüstü durumlardan etkilenme düzeyini bir risk değerlendirmesi yapar ve P-12 EK 1 Olağanüstü Durumlara Yönelik Risk Analizi içerisinde analiz sonuçlarını kayıt altına alır. Bu risk değerlendirmesi bir faaliyetin (kalibrasyon, test, analiz, belgelendirme vb.) farklı sebeplerle (cihaz arızası ve arızanın olağanüstü durum dolayısıyla giderilememesi, kritik personel eksiklikleri, sarf malzeme temin edilememesi gibi) gerçekleştirilememesi ya da standarttan ve ilgili dokümanlardan sapma durumu mevcutsa bu durumlar için alınacak önlemleri de içerir.
Karşılaşılan her olağanüstü durum için ilgili risk analizi tekrar gözden geçirilir. Risk analizinin oluşturulması ve gözden geçirilmesi faaliyetlerinde asgari olarak aşağıdaki hususlara dikkat edilir :
- Etkilenen uygunluk değerlendirme faaliyeti, lokasyonu ve ilgili faaliyetin devam edip etmediği,
- Akreditasyona esas standart veya ilgili dokümanlardan sapma olup olmadığı,
- Riskli bulunan süreçler için kaplamın değerlendirilmesi,
- Deniz Belgelendirme ’in faaliyet planı (sürecin nasıl yönetildiği ve risk mevcutsa ne zaman kabul edilebilir hale geleceği).
*** MYK ve TÜRKAK tarafından olağanüstü durumlar sebebi ile verilen kararlar bu prosedür içerisinde belirtilenden farklı bir uygulama içerse bile koşulsuz uygulanır.
İlk Başvuru ve Kapsam Genişletme Başvuruları
Olağanüstü durumların meydana geldiği hallerde eğer MYK ve TÜRKAK tarafından başvuru işlemlerinin durdurulma kararı verilmemiş ise başvurular alınmaya devam edilir. Olağanüstü durum sonrasında ıslak imzalı nüshaların teslim edilmesi koşulu ile başvuru evrakları imzalı taranmış olarak alınarak alınabilir.
Başvuru alımlarının durması durumunda, kamuoyuna internet sitesi üzerinden tekrar ne zaman başvuru alımı yapılacağı bilgisini de içeren bilgilendirme yapılır.
Sınavlar durdurulmuş ancak başvuru alımları devam etmekte ise adaylar sınavların ne zaman/hangi koşul oluşunca planlanacağı ile ilgili bilgilendirilir.
Olağanüstü koşullardan dolayı, rutin faaliyetlerin ve sınavların gerçekleştirilmesinin mümkün olmadığı durumlarda, koşullar normalleşinceye kadar ilk başvuru ve kapsam genişletme başvurularının incelenmesi/değerlendirilmesi ve sınav aşamalarına geçilmeyebilir.
İlk belgelendirme başvurusu daha önce kabul edilmiş ancak sınavları gerçekleştirilmemiş adayların sınavları 180. Güne kadar ertelenebilir. Bu süreç içerisinde olağanüstü durum sona ererse ilk belgelendirme sınavları gerçekleştirilir.
Olağanüstü durumun devam etmesi halinde ise, olağanüstü durum ortadan kalkıncaya kadar başvuru geçerli sayılır ve durumunda sona ermesinin ardından belgelendirme süreçleri devam ettirilir. Aksi durumda başvuru sonlandırılır.
Kapsam genişletme başvurusu daha önce kabul edilmiş ancak sınavı gerçekleştirilmemiş belgeli kişilerinde kapsam genişletme sınavlarının gerçekleştirilmesi için olağanüstü durumların ortadan kalkması durumu beklenebilir.
Gözetimler
Olağanüstü durumun ortaya çıkması halinde gözetim yükümlülükleri ile ilgili belge sahibi kişilere 6 aya kadar ek süre tanınabilir. Mevcut durumunda devam etse bile, gözetim faaliyetleri genel olarak tekrar sınava girmeyi gerektirmemekte ve kanıt/portfolyo değerlendirmesi ile yapılmakta olduğu için belge sahibi kişilere gözetim sorumluluklarını yerine getirmek için en fazla 12 ay süre tanınır.
Tekrar Sınavlar
Tekrar sınavlar P-11 Personel Belgelendirme Prosedürü içerisinde tanımlı sürelere en fazla 2 ay ilave edilerek planlanır. Ancak daha önce sınavların planlanması için şartların normalleşmesi halinde tekrar sınavlar maksimum süre beklenmeksizin planlanır ve gerçekleştirilir.
Yukarıda planlanan süreler içerisinde sınavlar gerçekleştirilemiyorsa, bu süre sonunda teorik sınavlar için online sınav ve performans sınavları için tek kişilik sınav planlanır.
Belge Yenileme
Belge yenileme faaliyetlerinin P-11 Personel Belgelendirme Prosedürü içerisinde belirtilen zamanlarda gerçekleştirilmesi esastır. Bununla birlikte olağanüstü durumlar sebebi ile belge yenileme zamanı geldiği halde belge yenileme faaliyetleri zamanında gerçekleştirilemeyen ve/ veya belge yenileme kararı alınamayan belge sahiplerinin belgelerinin geçerlilik süreleri en fazla 12 ay uzatılabilir. 12 aylık ek süre sonunda belge yenileme ile ilgili kararın verilmiş olması gerekmektedir. Olağanüstü durumlar sebebi ile belge süresinin uzatıldığı durumlarda, normal belge süresine eklenen süreler bir sonraki belge süresinden aynı miktarda azaltma yapılarak uygulanır.
Faaliyet Gerçekleştirilmemesi Durumunda Gerçekleştirilecek Faaliyetler
Deniz Belge 6 ayı geçmeyecek süreler ile kısmen ve ya tamamen personel belgelendirme faaliyetlerini gerçekleştiremez hale gelmesi durumunda; bu durum ve gerçekleştirilen risk değerlendirme faaliyetleri alınan tedbirleri de içerecek şekilde TÜRKAK ve MYK ile paylaşır ve bu kurumlar tarafından talep edilen faaliyetleri gerçekleştirir. Deniz Belge faaliyetlerine yeniden başlamadan önce donanım, kaynaklar vb. yönleri ile gerekli kontrolleri gerçekleştirir ve TÜRKAK ve MYK ile paylaşır.
Olağanüstü durumlar nedeniyle(olağanüstü durumlardan dolayı yeterliliğin kaybedilmesi, mali sürdürülebilirliğin yitirilmesi, iflas edilmesi vb.) kalıcı olarak hizmet verilemeyecek olması durumunda, ivedi olarak TÜRKAK ve MYK bilgilendirilir.
Geçerli belgelerin yetkinliği devam eden bir belgelendirme kuruluşuna transferini kolaylaştırmak için MYK ve TÜRKAK ile işbirliği yapılır.